ج- Resource Recipients: از این نوع Recipient، تنها به مقاصد برنامه ریزی استفاده می شود.
۱- Equipment Mailbox: از این نوع Mailbox به منظور هماهنگ کردن استفاده از تجهیزاتی از قبیل ویدئو پروژکتور ها، بورد های جلسات و… استفاده می شود. Equipment Mailbox یا Room Mailbox، دارای یک User Account است که به آن اختصاص داده می شود اما این Account به صورت پیش فرض، Disable شده است و نمی توان با آن Login نمود.
در Outlook، کاربری که می خواهد Room یا Equipment را رزرو نماید، یک درخواست Meeting ایجاد می کند و در آن درخواست Room یا Equipment مورد نظر خود را، لحاظ می کند. به این منظور در Outlook:
Home —–> New Items ——-> Appointment
را انتخاب می کنیم.
در صفحه Appointment، گزینه Scheduling Assistant را انتخاب می کنیم.
سپس در این قسمت، گزینه Add Rooms را انتخاب می کنیم تا Room Mailbox مورد نظر را اضافه کنیم
همچنین با کلیک نمودن بر روی Add Attendees، می توان مدعوین و یا Equipment مورد نظر را انتخاب کرد و در انتها Start time و End Time مورد نظر را انتخاب می کنیم. سپس مجددا” به قسمت Appointment باز می گردیم و Subject و متن مورد نظر را می نویسیم و دکمه Send را کلیک می کنیم.
Room Mailbox -2: از این نوع Mailbox به منظور هم آهنگی و مدیریت رزرو اتاق های کنفرانس یا کلاس های درسی، استفاده می شود.
ایجاد یک Resource Mailbox
برای ایجاد یک Resource Mailbox در:
EAC —–> recipients ——> resources TAB
بر روی + کلیک می کنیم و یکی از گزینه های Room mailbox یا Equipment mailbox را انتخاب می کنیم (بطور مثال Room mailbox)
در صفحه ایجاد Room Mailbox، می توان محل قرارگیری این Room، تلفن و ظرفیت آن را تعیین نمود.
پس از ایجاد Room Mailbox، با Edit کردن آن می توان در بخش های زیر، تنظیمات مورد نظر را انجام داد:
– Booking Delegates: در این قسمت می توان تعیین نمود که درخواست های ارسال شده برای یک Room Mailbox، به صورت اتوماتیک رد یا قبول شوند (بر مبنای اشغال نبودن در تاریخ و ساعت درخواست) و یا توسط کاربر یا کاربران خاصی، تایید یا رد شوند.
– Booking Options: در این قسمت می توان تنظیماتی از قبیل حداکثر تعداد روزها و حداکثر تعداد ساعات در یک روز را که کاربر قادر به ارائه درخواست رزرو یک Resource باشد، تعیین نمود. در این قسمت گزینه های زیر وجود دارد:
-
Allow Repeating Meetings: با انتخاب این گزینه، به جلساتی که به صورت دوره ای برگزار می گردند، اجازه Schedule شدن داده می شود. از قبیل اینکه یک User بخواهد یک Resource معین را، هر چهارشنبه صبح، ساعت ۱۱، مورد استفاده قرار دهد.
-
Allow Scheduling Only During Work Hours: با انتخاب این گزینه، تنها در ساعات اداری به Resource ها، اجازه ثبت شدن داده می شود.
-
Always Decline if the end date is beyond this limit: با انتخاب این گزینه، در صورتی که مجموع تعداد روزهایی که برای یک جلسه تکرار شونده، رزرو می گردد، از حداکثر تعداد روزهایی که یک اتاق می تواند رزرو شود، بیشتر شود، درخواست جلسه به صورت خودکار رد می شود.
-
Maximum booking lead time (days): با انتخاب این گزینه، حداکثر تعداد روزهایی را که می توان یک Resource را رزرو نمود، تعیین کرد.
-
Maximum duration (hours): با انتخاب این گزینه، حداکثر تعداد ساعاتی را که در یک روز می توان یک Resource را رزرو کرد، تعیین نمود.
– Contact information: در این قسمت می توان مشخصات Resource Mailbox را تعیین نمود.
– MailTip: در این قسمت می توان متن مورد نظر را وارد نمود. این متن، هنگامی که این Resource Mailbox در یک Request توسط کاربران، افزوده می گردد، در Outlook ظاهر می شود.
Mailbox delegation:
-
Send As: در این قسمت، با کلیک بر روی +، کاربرانی را که می خواهیم قادر باشند از سوی Resource مورد نظر، ایمیل ارسال کنند، اضافه می کنیم. ایمیلی که این کاربران از سوی Resource مورد نظر ارسال می کنند، برای گیرنده از طرف آن Resource ظاهر می شود. برای ارسال ایمیل از طرف یک Resource در Outlook، بعد از کلیک بر روی New Email، بر روی From، کلیک می کنیم و گزینه Other Emil Address را انتخاب می نماییم و سپس ایمیل Resource مورد نظر را وارد می کنیم.
-
Send on Behalf: این قسمت نیز مانند قسمت Send As است با این تفاوت که در ایمیلی که گیرنده دریافت می کند، درج می گردد که ارسال کننده اصلی ایمیل، کدام کاربر است.
-
Full Access: هر کاربری که در این قسمت افزوده شود، Mailbox Resource را در Outlook خود مشاهده خواهد کرد و دسترسی کامل به آن خواهد داشت.
نکته: اگر پیکربندی ارائه شده برای یک Mailbox با پیکربندی Mailbox Database آن، مغایرت داشته باشد، پیکربندی Mailbox، در اولویت خواهد بود (Override می گردد)
Room List ها: این لیست ها حاوی Resource Mailbox ها به عنوان اعضای لیست هستند. Room List ها تنها از طریق EMS قابل ایجاد هستند. برای ایجاد یک Room List در EMS:
New-DistributionGroup -Name “USA Rooms” -OrganizationalUnit “MSExchangeGuru1.LocalResource” –RoomList
افزودن عضو به لیست:
Add-DistributionGroupMember -Identity “Bangalore Rooms” -Member ConferenceRoom1@MSExchangeGuru.Local
