Exchange 2019- قسمت بیست و یک

In-Place Hold

ممکن است در شرایطی، در یک سازمان، نیاز باشد که ایمیل های کاربران آن سازمان، بنابر برخی از نیازمندی ها، از قبیل بررسی های قانونی، نگاهداری شود. همچنین ممکن است لازم باشد محتویات یک Mailbox، ثابت گردد زیرا ممکن است فرآیندهایی نظیر Managed folder assistant (MFA)، بعنوان قسمتی از فرآیند Messaging records management (MRM)، به صورت اتوماتیک، آیتم هایی را بعد از مدت زمان معینی، Remove کنند.

Exchange 2019 به این منظور یک قابلیت بنام In-Place Hold را ارائه می کند. In-Place Hold، با eDiscovery یکپارچه شده است و بدین ترتیب می توان آیتم هایی را که می خواهیم ثابت کنیم، با استفاده از شاخص هایی نظیر کلمات کلیدی، فرستنده ها، نوع آیتم از قبیل آیتم های Calendar یا ایمیل و یا تعیین یک بازه زمانی برای آنها، محدود نمود.

در حالت عادی، یعنی هنگامی که یک Mailbox در حالت In-Place Hold قرار ندارد، ایمیل هایی که از فولدر deleted items، پاک (delete) می شوند یا ایمیل هایی که از Inbox، به صورت SHIFT+Delete پاک می شوند، در فولدر Recoverable items\deletions قرار می گیرند که محتویات این فولدر در Outlook در قسمت Folder TAB، با کلیک بر روی Recover Deleted Items، قابل مشاهده است. هنگامی که آیتمی از این فولدر Purge می گردد، این آیتم بطور کلی و دائمی، Delete خواهد شد. اما هنگامی که برای یک Mailbox، حالت In-Place Hold، تعریف می شود، ایمیل هایی که از فولدر Recoverable items/deletion پاک (Purge) می گردند، بطور کلی و دائمی Delete نمی شوند، بلکه در فولدر Recoverable items\discoveryholds قرار می گیرند که این فولدر از فولدرهای زیر مجموعه Discovery Search Mailbox است و از این طریق قابل دسترسی می باشد.

چگونگی Edit کردن یک ایمیل دریافتی در Outlook:
برای Edit کردن یک ایمیل دریافتی در Outlook، بر روی آن ایمیل دبل کلیک می کنیم. سپس در قسمت Move، بر روی Actions، کلیک نموده و گزینه Edit Message را انتخاب می کنیم.

قابلیت Copy-on-Write در In-Place Hold

هنگامی که یک ایمیل در Inbox کاربری که In-Place Hold بر روی Mailbox او فعال شده است، Edit می شود، قابلیت Copy-on-Write، به منظور جلوگیری از دستکاری ایمیل ها، نسخه اصلی ایمیل (قبل از Edit) را در فولدری به نام Recoverable items\Versions قرار می دهد. محتویات این فولدر نیز به فولدر Recoverable\discoveryholds انتقال می یابد.

نکته یک: در هنگام ایجاد یک جستجوی eDiscovery، در آخرین مرحله، تنظیمات  In-Place Hold وجود دارد. در این قسمت، با انتخاب Hold indefinitely، آیتم های مورد نظر در Mailbox کاربر یا کاربران انتخاب شده، بدون محدویت زمانی، نگاهداری می شود. اما با انتخاب گزینه:

Specify number of days to hold items relative to their received date

می توان تعیین کرد که تا چند روز پس از دریافت یک Item توسط کاربر، این آیتم نگاهداری شود

نکته دو: پس از ایجاد یک eDiscovery Search، با انتخاب آن، اگر بر روی آیکن ذره بین کلیک کنیم، قادر به انتخاب دو گزینه خواهیم بود:

• Estimated Search results: با انتخاب این گزینه، عملیات جستجو، مجددا” انجام می شود.

• Copy Search result: با انتخاب این گزینه، می توان نتایج جستجو را در Discovery Search Mailbox کپی کرد.

افزودن Discovery Search Mailbox به Outlook

به این منظور در Control Panel، بر روی آیکن Mail کلیک می کنیم. سپس بر روی دکمه E-mail Accounts، کلیک می کنیم. آنگاه اکانت ایمیل مربوط به Exchange را انتخاب می کنیم و بر روی گزینه Change، کلیک می کنیم. در پنجره Change Account، بر روی دکمه More Setting، کلیک می کنیم. آنگاه در Advanced TAB، بر روی دکمه Add کلیک می کنیم و در باکس باز شده، عبارت:

Discovery Search Mailbox

را تایپ می کنیم. Apply و سپس Ok می کنیم و دست آخر بر روی Next و سپس Finish، کلیک می نماییم.

Messaging Record Management (MRM)

کاربران روزانه ایمیل های زیادی را ارسال و دریافت می کنند. اگر این ایمیل ها مدیریت نشوند، حجم ایمیل های ایجاد شده و دریافت شده می تواند بر روی بهره وری کاربران تاثیر بگذارد و سازمان را با خطراتی مواجه کند.

MRM، یک تکنولوژی مدیریت ایمیل ها است که به سازمان ها اجازه می دهد تا بتوانند در مورد اینکه ایمیل ها در کجا و به چه مدت، نگهداری شوند، تصمیم بگیرند و برنامه ریزی کنند.

ترمینولوژی MRM:

الف- Retention Policy: گروهی از Retention Tag ها، یک Retention Policy را تشکیل می دهند. هنگامی که یک Retention Policy بر یک Mailbox اعمال می گردد، در واقع Retention Tag های تشکیل دهنده آن بر آن Mailbox اعمال می گردد.

ب- Retention Tag: Retention Tag ها، تنظیمات نگهداری هستند که بر روی ایمیل ها و فولدرهای یک User Mailbox اعمال می گردند. سه نوع Retention Tag وجود دارد:

• Default Policy Tag (DPT): یک Retention Tag است که بر تمامی آیتم های درون میل باکسی اعمال می شود که قبلا” به آن هیچ Retention Tag، اعمال نشده باشد.

• Retention Policy Tag (RPT): یک Retention Tag است که بر روی Default Folder ها از قبیل Inbox و Deleted Items اعمال می گردد.

• Personal Tag: یک Retention Tag است که به منظور اعمال تنظیمات نگهداری بر روی Custom Folder ها (یعنی فولدرهایی که Default نیستند) و آیتم های جداگانه (از قبیل ایمیل ها) در Outlook و Outlook on Web، مورد استفاده قرار می گیرد.

ج- Managed Folder Assistant (MFA): به فرآیندی اطلاق می شود که در یک سرور MBX اجرا می گردد و طی آن تنظیمات Retention Policy، بر پایه Retention Tag های لینک شده به آن، بر تمامی Mailbox ها، اعمال می گردد. در واقع MFA، مسئول فرآیندهای Archiving، Compliance و مدت انقضای ایمیل ها، می باشد.

د- Filer User یا Filer: به کاربری اطلاق می گردد که آیتم های Mailbox خود را به صورت قاعده مند، در فولدرها طبقه بندی می کند.

ه- Piler User یا Piler: به کاربری اطلاق می گردد که آیتم های Mailbox خود را به صورت قاعده مند، دسته بندی نمی کند. اینگونه کاربران یک Inbox بزرگ ایجاد می کنند و برای یافتن ایمیل های خود، به Search متکی هستند.

مراحل اجرای یک استراتژی MRM:

الف- ایجاد Retention Tag های مورد نظر:

به این منظور در:

EAC —–> Compliance management ——-> retention tags

بر روی + کلیک می کنیم.

گزینه های موجود عبارتند از:

• Applied automatically to entire mailbox (default): با انتخاب این گزینه، یک DPT ایجاد می گردد که بصورت اتوماتیک و از طریق Policy، بر سرتاسر Mailbox و فولدرهای زیر مجموعه آن، اعمال خواهد شد.

• Applied automatically to a default folder: با انتخاب این گزینه، یک PRT ایجاد می شود که به صورت اتوماتیک و از طریق Policy بر Default Folder مورد نظر و Subfolder های، اعمال خواهد شد.

• Applied by users to items and folders (personal): با انتخاب این گزینه، یک Personal Tag ایجاد می شود که به صورت Manual توسط کاربر و با استفاده از Policy، بر فولدرهای غیر Default و فولدرهایی که توسط خود کاربر ایجاد می شود و نیز آیتم های جداگانه (از قبیل ایمیل های درون یک فولدر)، اعمال خواهد شد.

انواع Action ها، هنگام ایجاد یک Retention Tag:

– Delete and Allow Recovery: این Action، آیتم ها را از محل قرار گیری آنها به فولدر Deleted Items انتقال می دهد (Soft Delete). این Action، هنگام ایجاد تمامی انواع Retention Tag، قابل اعمال می باشد.

– Permanently Delete: این Actionف آیتم ها را از محل قرار گیری آنها، Purge (SHIFT+DELETE) (Hard Delete) می نماید. این Action نیز هنگام ایجاد تمامی انواع Retention Tag، قابل اعمال است.

– Move to Archive: این Action، آیتم ها را به Archive Mailbox انتقال می دهد. این Action هنگام ایجاد DPT نیز Personal Tag، قابل اعمال می باشد اما هنگام ایجاد RPT، در دسترس نیست.

نکته: هنگامی که از ایجاد یک آیتم، روزهای تعیین شده در یک Retention Tag، بگذرد، Action آن Retention Tag بر روی آن آیتم، اتفاق خواهند افتاد.

ب- ایجاد یک Retention Policy: به این منظور در:

EAC ——> Compliance management ——> retention policies TAB

بر روی + کلیک می کنیم.

یک نام انتخاب می کنیم و Retention Tag های مورد نظر را، می افزاییم. یک Retention Policy می تواند شامل:

-دو DPT یکی با Action از نوع Deleting و دیگری با Action از نوع Archiving باشد. اگر در یک Retention Policy، از دو DPT استفاده گردید، DPT با Action از نوع Archiving باید پریود کمتری نسبت به DPT با Action از نوع Deleting داشته باشد.

– یک RPT، اما به ازای هر Default Folder باشد.

– هر تعداد Personal Tag باشد.

ج- تعیین یک Retention Policy برای کاربر یا کاربران مورد نظر:

به این منظور در:

EAC ——> recipients ——> Mailboxes TAB

کاربر مورد نظر را انتخاب و Edit می کنیم. آنگاه در:

Mailbox features TAB ——> Retention Policy

Policy مورد نظر را انتخاب می نماییم.

– اعمال یک Personal Tag توسط یک کاربر در Outlook:

به این منظور کاربر، Custom Folder مورد نظر خود را انتخاب می کند. آنگاه در Outlook خود در قسمت:

Navigation Pane ——> Folder TAB

آیکن Policy را انتخاب و Policy مورد نظر را اعمال می نماید.

همچنین می تواند با انتخاب آیتم یا آیتم های مورد نظر در یک فولدر، در:

Navigation Pane —–> Home TAB

آیکن Assign Policy را انتخاب و Policy مورد نظر را اعمال نماید

پس از تعیین یک Retention Policy برای کاربر یا کاربران مورد نظر، با Run شدن MFM، این Retention Policy بر روی Mailbox های مورد نظر اعمال می گردد. به صورت پیش فرض، MFM، در هر روز یکبار Run می شود و تمامی ایمیل ها را Scan می نماید. برای اینکه یک Retention Policy، فورا” اعمال شود، باید MFM به صورت Manual، اجرا (Run) شود. به این منظور در سرور MBX، از cmdlet زیر استفاده می شود:

Start-ManagedFolderAssistant –Identity <Username>