مدیریت انطباق (Compliance Management)
Compliance به معنی تطابق با قوانین دولتی یا بین المللی و یا قوانین داخلی یک سازمان است که آن سازمان را ملزم می سازد تا سوابق الکترونیک خود (منجمله ایمیل های خود) را تا مدت معینی، حفظ کند. بدین معنا که از انهدام توسط بد افزار ها یا انهدام تصادفی این سوابق و یا افشای نامناسب آنها، جلوگیری کند و اطمینان حاصل کند که قادر به پاسخگویی به درخواست های مطرح شده بر اساس قانون آزادی اطلاعات (در ایالات متحده) و یا بازرسی های حقوقی می باشد.
Exchange 2019 دارای چندین امکان برای پیاده سازی Compliance در یک سازمان می باشد. این امکانات عبارتند از:
In-place archiving
In-place eDiscovery
Message records management (MRM)
Data Loss Prevention (DLP)
Transport rules
Auditing
Information right management (IRM)
In-Place Archiving
این Feature به کاربران این امکان را می دهد که به جای ذخیره سازی ایمیل های خود در یک فایل .pst، آنها را در یک Archive Mailbox ذخیره کنند که هم از طریق Outlook و هم از طریق Outlook on web قابل دسترسی می باشد و همچنین بدین ترتیب Exchange Administrator می تواند بر روی ایمیل های ذخیره شده نیز، کنترل داشته باشد.
Archive Mailbox یک کاربر می تواند بر روی همان دیتابیسی باشد که Primary Mailbox آن کاربر بر روی آن قرار دارد و یا بر روی دیتابیس دیگری قرار بگیرد. در حالت بهینه، می توان در یک سازمان، یک یا چند Archive Server، ایجاد نمود که دیتابیس هایی را میزبانی می کنند که تنها حاوی Archive Mailbox ها، هستند.
برای ایجاد یک Archive Mailbox، در هنگام ایجاد Mailbox User جدید، در قسمت Archive، چک مارک Create an on-premises archive mailbox for this user را می زنیم و دیتابیس مورد نظر را انتخاب می کنیم.
برای ایجاد یک Archive Mailbox، برای یک Mailbox User موجود در:
EAC ——> recipients ——> mailboxes TAB
Mailbox مورد نظر را انتخاب می کنیم و در Details Pane، در قسمت In-Place Archive، گزینه Archiving را Enable می کنیم
و سپس دیتابیس مورد نظر برای قرار گرفتن Mailbox بر روی آن را، تعیین می کنیم.
نکته: Outlook یک کپی Local از تمامی فولدرهای موجود در Primary Mailbox را از طریق Synchronization (همسان سازی) با Exchange، نگاهداری می کند تا کاربران بتوانند به آیتم های خود به صورت Offline نیز دسترسی پیدا کنند اما هیچ کپی Local از فولدرهای Archive Mailbox را نگاهداری نمی نماید. بنابراین برای دسترسی به اطلاعات یک Archive Mailbox، کاربر حتما” باید در ارتباط Online با Exchange باشد.
برای تغییر Properties یک Archive Mailbox، شامل نام، حجم آن در:
EAC ——> recipients ——> mailboxes TAB
بر روی Mailbox کاربر مورد نظر، دبل کلیک می کنیم. آنگاه در mailbox features TAB، در قسمت Archiving، بر روی View details کلیک می کنیم و تغییرات مورد نظر را انجام می دهیم.
انتقال ایمیل ها به Archive Mailbox، از ۴ طریق صورت می پذیرد:
-
Move یا Copy کردن ایمیل ها به صورت Manually
-
Move یا Copy کردن ایمیل ها با استفاده از Rule های Inbox در Outlook یا Outlook on web
-
Move یا Copy کردن ایمیل ها با استفاده از Retention Policy ها
-
Import کردن ایمیل ها از فایل های .pst
پس از پیکربندی Archive Mailbox، برای یک User Mailbox، این امکان در Outlook و در Outlook on web، قابل مشاهده خواهد بود.
In-Place eDiscovery
از این قابلیت، به منظور جستجوی اطلاعات مورد نظر در Mailbox ها، Public Folder ها و یا هر دو، استفاده می گردد.
برای ایجادجستجو های eDiscovery، کاربر باید عضو یک RBAC role group بنام Discovery Management باشد. این گروه به صورت پیش فرض، هیچ عضوی ندارد.
به منظور عضویت کاربر مورد نظر در گروه Discovery Management در:
EAC ——> Permissions ——-> admin roles TAB
بر روی گروه Discovery management دبل کلیک می نماییم و در قسمت Members، کاربر مورد نظر را Add می کنیم.
برای ایجاد یک جستجوی eDiscovery در:
EAC ——> Compliance management ——-> in-place eDiscovery & hold TAB
بر روی + کلیک می کنیم. در قسمت Name and description، یک نام و در صورت لزوم توضیحات مربوطه را وارد می کنیم و بر روی Next کلیک می کنیم.
در قسمت Mailboxes، تعیین می کنیم که این جستجو بر روی تمامی Mailbox ها انجام شود و یا Mailbox های مورد نظر برای جستجو را Add می کنیم و بر روی Next کلیک می نماییم. در قسمت Search Query، در صورت انتخاب گزینه Include all user mailbox content، نتیجه جستجو، شامل تمامی محتوا و ایمیل های کاربر یا کاربران خواهد بود اما با انتخاب گزینه Filter based on criteria، می توان نتایج جستجو را تنها شامل آیتم هایی نمود که دارای شرایط قید شده در این قسمت، نظیر کلمات کلیدی، تاریخ آغاز و پایان، کاربر فرستنده، کاربر گیرنده، کاربر CC، کاربر BCC و نوع آیتم (Email، Meeting، Tasks و…) باشند.
و در انتها، در قسمت In-Place Holding Settings، می توان تنظیمات In-Place Hold را انجام داد.
